BetterLoop Kullanım Kılavuzu

Bu bölüm BetterLoop’u ilk kez açan kişi için yazıldı. Bilgisayar bilmenize gerek yok. Sonunda şunları biliyor olacaksınız: ürün ne işe yarar, hesabınıza nasıl girersiniz, ekranda ne nerede durur ve kılavuzun geri kalanında ne bulacaksınız.

BetterLoop ne işe yarar?

BetterLoop, işi yapan kişinin gördüğü aksaklığı, şirketin ölçülen kazancına çeviren bir sistemdir.

Dört cümlede özeti şudur:

• Çalışan, işini zorlaştıran bir şeyi kendi cümleleriyle anlatır.
• Öneri ilgili kişi tarafından okunur; uygun bulunursa küçük bir kapsamda denenir.
• Deneme ölçülür; kazanç gerçekten oluştuysa doğrulanır.
• Doğrulanan katkı kişinin skoruna yansır, puana ve ödüle dönüşür.

Bir öneri bu yolu adım adım yürür. Ürünün içinde her kaydın hangi adımda olduğu her zaman yazar:

Bu tablo yalnızca bir ön tanışmadır. Her adımda kimin ne yaptığını, reddedilen bir kaydın ne olduğunu ve haberinizin nasıl olacağını Önerinize ne olur? başlığında ayrıntısıyla anlatıyoruz.

Şimdi ne yapacaksınız? Hiçbir şey. Bu bölümü okumaya devam edin; öneri göndermeyi ilerleyen bölümlerde adım adım anlatacağız.

İlk giriş: hesabınıza nasıl girersiniz?

Şirketiniz size bir e-posta adresi ve bir geçici parola verir. İnternet tarayıcınızdan BetterLoop adresini açtığınızda karşınıza şu ekran gelir.

1. E-posta kutusuna size verilen adresi yazın. Genellikle şirket e-postanızdır, örneğin [email protected].
2. Parola kutusuna geçici parolanızı yazın. Sağdaki göz simgesine basarsanız yazdığınız görünür; yanlış yazıp yazmadığınızı böyle kontrol edebilirsiniz.
3. Giriş yap düğmesine basın.

Geçici parolayla girdiğinizde ne olur?

Geçici parolayı sizden başka biri daha bilir: onu size veren kişi. Bu yüzden BetterLoop sizi doğrudan içeri almaz, önce kendi parolanızı belirlemenizi ister. Bu ekranı geçmeden hiçbir sayfayı göremezsiniz.

1. Mevcut parolanız — size verilen geçici parolayı buraya yazın.
2. Yeni parola — kendi belirlediğiniz parolayı yazın. Kural basit: en az 8 karakter, içinde en az bir harf ve en az bir rakam olmalı. Eksik bir şey varsa ekran size neyin eksik olduğunu kutunun altında yazar.
3. Yeni parola (tekrar) — aynı parolayı ikinci kez yazın. İkisi tutmazsa “İki parola aynı değil.” uyarısı çıkar.
4. Parolayı güncelle düğmesine basın. Düğme, üç kutu da doğru doldurulana kadar soluk kalır ve çalışmaz.

Şimdi yapın: kendi parolanızı belirleyin ve bir kenara not almadan aklınızda tutabileceğinizden emin olun.

Ekranın haritası: ne nerede duruyor?

Çalışan alanının ana sayfası Bugün ekranıdır: günün özetini, skorunuzu ve öncelikli işlerinizi tek bakışta gösterir. Yalnızca çalışansanız giriş yaptığınızda ilk olarak burası açılır. Yönetim yetkiniz varsa açılış ekranınız farklıdır; onu birazdan anlatacağız.

1. Ana menü — en çok kullanacağınız beş ekran. Nereye giderseniz gidin bu beş satır hep aynı yerdedir.
2. İkincil menü — daha seyrek açacağınız ekranlar. Üstünde küçük harflerle “İkincil gezinme” yazar; hedefleriniz, rozetleriniz, ödül dükkânı gibi başlıklar buradadır.
3. Ekranın adı — o an nerede olduğunuzu söyler. Menüde seçtiğiniz satırın adıyla aynıdır.
4. Bildirim zili — üstündeki kırmızı sayı, okumadığınız bildirim sayısıdır. Dokuzdan fazlaysa 9+ yazar. Zile tıklayınca liste açılır; “Tümünü okundu yap” ile hepsini tek hamlede temizleyebilirsiniz.
5. Kullanıcı menüsü — küçük yuvarlak fotoğrafınız. Tıklayınca adınız, e-postanız, profiliniz, dil seçimi ve Çıkış yap görünür.
6. İçerik alanı — menüden seçtiğiniz ekran burada açılır. Menü ve üst çubuk sabit kalır, yalnızca bu bölüm değişir.

Üst çubukta ayrıca TR ve EN yazan küçük bir düğme vardır. Ürünün dilini Türkçe ve İngilizce arasında oradan değiştirirsiniz.

Ana menüdeki beş başlık

İkincil menüdeki başlıklar

Şimdi yapın: soldaki menüdeki beş ana başlığa sırayla tıklayın ve her ekranın neye benzediğine bir bakın. Hiçbir şeyi bozmazsınız; bu ekranların hepsi sadece gösterir.

İki alan var: çalışan alanı ve yönetim alanı

BetterLoop ikiye ayrılır.

• Çalışan alanı — sizin işiniz. Kendi skorunuz, kendi göreviniz, kendi öneriniz, kendi ödülünüz. Herkeste vardır.
• Yönetim alanı — başkalarının işini yönettiğiniz yer. Ekip performansı, KPI kurma, öneri inceleme, kazanç panosu. Yalnızca yetkisi olan kişilerde vardır.

Kritik nokta şudur: bir yönetici aynı zamanda bir çalışandır. Onun da bir skoru, bir görev listesi ve bir ödül bakiyesi vardır. Bu yüzden yönetici iki alan arasında gidip gelir.

İki alan arasında nasıl geçilir?

Geçiş tek yerdedir: sağ üstteki kullanıcı menüsü. Menüyü açtığınızda en üstteki satır sizi diğer alana götürür.

1. Sağ üstteki yuvarlak fotoğrafınıza tıklayın.
2. Açılan menüde en üstteki Yönetim alanı satırına tıklayın.

1. Yine sağ üstteki yuvarlak fotoğrafınıza tıklayın.
2. Bu kez en üstteki satır Çalışan alanım yazar; ona tıklayın.

Giriş yaptığınızda hangi alanın açılacağı da buna göre belirlenir: yönetim yetkiniz varsa Panel ekranı, yoksa Bugün ekranı açılır.

Yönetim alanı neye benzer?

1. Şirketinizin adı — hangi firmanın verisine baktığınızı söyler.
2. Grup başlığı — yönetim menüsü konu konu ayrılmıştır: Genel Bakış, Performans, İyileştirme, Zeka, Katılım, Yönetim. Menü uzundur; aşağıdaki grupları görmek için menüyü kaydırın.
3. Arama kutusu — çalışan, iyileştirme ya da KPI adını yazıp doğrudan bulursunuz. Klavyeden Ctrl + K ile de açılır.
4. Kullanıcı kartı — adınız ve rolünüz. Buradaki menü de üst köşedekiyle aynı işi görür.

Yönetim menüsündeki başlıklar ve tek cümlelik karşılıkları:

Şimdi yapın: yönetim yetkiniz varsa iki alan arasında bir kez gidip bir kez geri dönün. Bu geçişi bir kere yaptığınızda “kaybolma” korkusu biter.

Bu kılavuz nasıl okunur?

Kılavuz, birbirinin üzerine binen bölümlerden oluşur. Baştan sona okumanız gerekmez; hangi soru sizi buraya getirdiyse oradan başlayın.

Bölümler arasında geçiş için soldaki içindekiler listesini kullanın. Her bölümde anlatılan her ekranın görüntüsü de vardır; ekranda gördüğünüzle kılavuzda okuduğunuz birebir aynıdır.

Şimdi yapın: giriş yapın, sağ üstteki kullanıcı menüsünü açıp adınızın ve e-postanızın doğru olduğunu kontrol edin, sonra Bugün ekranına dönün. Kılavuzun bir sonraki bölümü tam olarak o ekrandaki skoru anlatıyor.

Skorum — nasıl hesaplanıyor?

BetterLoop’ta işinizin karşılığı tek bir sayıya dönüşür: BetterScore. Bu bölüm o sayının nereden geldiğini adım adım anlatır. Sonunda kendi skorunuza bakıp “şu alanda şu kadar puan almışım, çünkü şunu yapmışım” diyebileceksiniz.

Skorunuz 0 ile 1000 arasında bir sayıdır. Ne kadar yüksekse o kadar iyi. Onu bir fotoğraf gibi düşünün: dönem boyunca yaptığınız işin tek karede özeti.

Skorunuzu Bugün ekranının en üstünde görürsünüz.

1. Skorunuz ve bandı. Buradaki sayı 643. Altındaki “İstikrarlı” kelimesi, 643’ün hangi aralığa düştüğünü söyler.
2. Önceki döneme göre değişim. −154, geçen döneme göre 154 puan düştüğünüz anlamına gelir. Yeşil ve yukarı ok çıkış, kırmızı ve aşağı ok düşüş demektir.
3. “Skor nasıl hesaplandı?” Bu bağlantı sizi İlerleme ekranına, yani skorunuzun dökümüne götürür. Bu bölümün sonunda o ekranı birlikte açacağız.

Bandlar: sayının yanındaki kelime ne demek?

Çıplak bir sayı (“643”) tek başına bir şey ifade etmez. Bu yüzden her skorun yanında bir kelime durur. Bandlar herkes için aynıdır, şirketten şirkete değişmez:

Skorunuz altı alandan oluşur

BetterScore tek bir ölçümden çıkmaz. Altı ayrı alan ayrı ayrı puanlanır, sonra bunlar birleştirilir. Her alan da kendi içinde 0–1000 arasında puan alır.

Kendi alan puanlarınızı İlerleme ekranındaki Boyutlar kartında görürsünüz.

1. Alanın adı. Burada “İş Sonucu”.
2. Ağırlık. %30 yazıyor. Bu alanın toplam skor içindeki payı. Birazdan ayrıntılı anlatacağız.
3. Alan puanı. 989. Bu alandan 1000 üzerinden aldığınız not.
4. Toplama kattığı puan. “Katkı 297”. Bu alanın 643’lük skorunuzun içine koyduğu puan.

Altı alan tek tek

Aşağıdaki tablo her alanın neyi ölçtüğünü ve puanını yükseltmek için ne yapmanız gerektiğini anlatır.

Ağırlık ne demek?

Her alan skorunuza eşit etki etmez. Ağırlık, bir alanın toplam içindeki payıdır. Yüzde olarak yazılır ve altı alanın ağırlığı toplamda her zaman %100 eder.

Ağırlıkları siz belirlemezsiniz. Şirketiniz belirler ve rolünüze göre değişir. Bir satışçı için “İş Sonucu” ağır basar; bir kalite kontrolcüsü için “Kalite” daha ağır olabilir. Bu doğaldır: herkes aynı işi yapmıyor.

Hesabı adım adım yapalım

Bir alanın toplama kattığı puanı bulmak için tek bir işlem yaparsınız:

Şimdi bunu altı alan için de yapalım. Aşağıdaki tablo yukarıdaki ekran görüntüsündeki gerçek rakamlardır:

İşte skorunuzun tamamı bu. Altı çarpma, bir toplama. Başka gizli bir işlem yok.

Ölçülmemiş alan sizi cezalandırmaz

Bu, BetterLoop’un en önemli kuralıdır ve iyi anlaşılmasını istiyoruz:

Diyelim ki bu dönem size hiç hedef verilmedi. Ya da şirketiniz bir alanın ölçümünü henüz kurmadı. Bu sizin suçunuz değil — dolayısıyla puanınızdan da düşmez.

Şirketiniz bir alanın ölçümünü hiç kurmamışsa üç şeyden biri olur. Hangisinin uygulanacağını şirketiniz seçer:

• Alan hesap dışı bırakılır. O alanın ağırlığı kalan alanlara paylaştırılır. Örneğin %15’lik bir alan devre dışı kalırsa, diğerleri o %15’i aralarında bölüşür ve toplam yine %100 eder.
• Geçen dönemin puanı taşınır. Son bilinen puanınız bir süreliğine kullanılmaya devam eder. Süre dolarsa alan eksik sayılır.
• Skor “eksik” diye işaretlenir. Skorunuz yine hesaplanır, ama yanına eksik olduğunu belirten bir etiket konur. Bu alanın ağırlığı yine hesaba katılmaz.

Üçünde de sonuç aynı kapıya çıkar: ölçülmeyen bir alan sıfır puanmış gibi davranmaz.

Bir de dördüncü durum var. Eğer alan sizin uygulamadaki kayıtlarınızdan hesaplanıyorsa ve o dönem hiç kaydınız yoksa, alan nötr puan olan 550’yi alır. 550 ne ödüldür ne cezadır — ortadaki tarafsız değerdir. Aşağıdaki örnek tam olarak budur.

Bunu kendi ekranınızda görebilirsiniz

Aşağıdaki görsel, örnek kullanıcımızın “Skor nasıl hesaplandı?” ekranından alınmıştır. Bu dönem kendisine hiç hedef tanımlanmamış:

1. Ölçüm yok, ama puan 550. Ağırlık %15, alan puanı 550, toplama katkısı 83 puan. Sıfır olsaydı katkı da 0 olacaktı ve skor 83 puan daha düşük çıkacaktı.
2. Ürünün kendi açıklaması. Ekran bunu kendi cümleleriyle yazıyor: “dönem içinde tanımlı hedef yok; nötr puan (550) uygulandı. Hedefsizlik sıfır puan sayılmaz.”

Skorumu nasıl yükseltirim?

Sırayla yapın. İlk üç adım beş dakika sürer ve nereye yükleneceğinizi gösterir.

1. Boyutlar kartını açın. Soldaki menüden İlerleme'ye tıklayın ve Boyutlar kartına gelin.
2. Zayıf alanı bulun. Puanı 650’nin altında olan alanlara bakın. Çubuğu kırmızı ya da turuncu olanlar bunlardır.
3. Ağırlığa bakın. Zayıf alanların içinden ağırlığı en yüksek olanı seçin. Emeğinizin en çok karşılık bulacağı yer orasıdır.
4. O alanın maddesini uygulayın. Yukarıdaki “Altı alan tek tek” tablosunda her alanın ne istediği yazıyor. Seçtiğiniz alanın satırını okuyun ve bu hafta bir tane somut iş yapın.
5. Yarım kalan hedefleri kapatın. Hedeflerim ekranındaki “Riskli” etiketli hedefler puanınızı yarım düşürüyor. Bunları bitirin ya da yöneticinizle konuşup tarihini güncelletin.
6. Bir öneri gönderin — ve peşini bırakmayın. Öneriyi göndermek başlangıçtır. Puanın büyük kısmı öneri onaylandığında ve sonucu doğrulandığında gelir.
7. Gelişim ekranındaki önerileri tamamlayın. Orada size özel hazırlanmış aksiyonlar var. Tamamladığınız her aksiyon Gelişim alanınıza doğrudan yazılır.

“Skor nasıl hesaplandı?” ekranı

Şimdiye kadar anlattığımız her şeyin kanıtını tek bir ekranda görebilirsiniz. Skorunuz size neden bu çıktı — satır satır yazıyor.

Nasıl açılır

1. Bugün ekranındaki skor kartının altındaki “Skor nasıl hesaplandı?” bağlantısına tıklayın. Bu sizi İlerleme ekranına götürür.
2. Açılan sayfada, büyük skor göstergesinin yanındaki “Skorum nasıl hesaplandı?” düğmesine basın.
3. Karşınıza dökümün tamamı gelir. Aşağı kaydırarak altı alanı da tek tek görebilirsiniz.

1. Hesabın künyesi. Hangi kurallara göre ölçüldüğünüz, hangi tarih aralığının hesaplandığı, verinizin ne kadarının tamam olduğu ve skorunuz. Buradaki Dönem satırı önemlidir: skorunuz “her zamanın” değil, sadece o tarih aralığının fotoğrafıdır.
2. Kuralın özeti. Ürünün kendi ifadesiyle hesabın mantığı. Bu bölümde anlattığımız çarpma-toplama işleminin aynısı.
3. Ağırlık, alan puanı ve katkı. Bu alan için üç sayı yan yana: ağırlık %30, alan puanı 989, toplama kattığı 297 puan.
4. Kullanılan ölçümler. İşin en değerli kısmı burası. Alan puanının hangi ölçümlerden çıktığı, ham değerleriyle birlikte listelenir.

Ölçüm tablosunu okumak

Yukarıdaki görselin en altındaki tabloya bakalım. İlk satır şöyle diyor:

Tablodaki sütunlar şu anlama gelir:

Ham değer nasıl puana çevriliyor?

Her ölçüm için şirketiniz dört eşik belirler. Bu eşiklerin puan karşılığı herkes için sabittir:

Ara değerler orantılı dağıtılır. Hedefle uyarı eşiğinin tam ortasındaysanız puanınız da 800 ile 550’nin ortasına, yani yaklaşık 675’e denk gelir. Bu dört eşiği kimin girdiğini ve bir ölçümün nasıl kurulduğunu KPI bölümündeki “Dört eşik” başlığında adım adım anlatıyoruz.

Şimdi ne yapmalısınız?

Bu bölümü kapatmadan önce üç dakikanızı ayırın:

1. İlerleme ekranını açın ve “Skorum nasıl hesaplandı?” düğmesine basın.
2. Altı alanı yukarıdan aşağı okuyun. Her alanın altındaki cümle, o puanın nereden geldiğini size Türkçe olarak anlatıyor.
3. Puanı en düşük ve ağırlığı en yüksek alanı bir kenara not edin. Önümüzdeki ay ilgileneceğiniz yer orası.

BetterScore’unuzun en büyük parçası KPI’lardan gelir. Bu bölümde önce “KPI ne demek?” sorusunu gündelik dille yanıtlıyoruz. Sonra dört eşiği, yönü ve bir KPI’yı baştan sona kurmayı gerçek ekran görüntüleriyle adım adım gösteriyoruz. Teknik bilgi gerekmiyor.

KPI ne demek?

KPI, İngilizce Key Performance Indicator sözünün kısaltmasıdır. Türkçesi anahtar performans göstergesi.

Daha basiti: işin iyi gidip gitmediğini gösteren sayı.

Aslında bunları zaten her gün konuşuyorsunuz. Yalnızca adını bilmiyordunuz:

• “Bu ay kaç öneri geldi?” → 18 adet
• “Ürettiğimiz 100 parçanın kaçı fire?” → %3
• “Bir siparişi kaç saatte teslim ediyoruz?” → 5,5 saat
• “Müşteri bize 5 üzerinden kaç veriyor?” → 4,4 puan

Bunların dördü de birer KPI’dır. BetterLoop’ta “KPI kurmak”, bu sayıyı sisteme bir kere tanıtmak demektir: adı ne, birimi ne, kaç olursa iyi.

Her KPI’nın üç sorusu vardır

Kurumunuzdaki KPI’lar nerede duruyor?

Yönetim alanında sol menüden KPI’lar sayfasını açın. Kurumda tanımlı bütün göstergeler burada tek listede durur.

1. Arama kutusu. Aradığınız göstergenin adını yazın, liste anında süzülür.
2. Yeni KPI. Sıfırdan bir gösterge kurmak için buraya basılır.
3. KPI adı. Adın üstüne tıklayınca o KPI’nın ayarları açılır ve düzenleyebilirsiniz.
4. Yön sütunu. “Yüksek olan iyi” mi, “düşük olan iyi” mi — tek bakışta görürsünüz.
5. Hedef sütunu. O göstergenin hedef değeri. Örnekteki Ciro Gerçekleşme Oranı için hedef %100.

Dört eşik: kritik, uyarı, hedef, ileri hedef

Bir sorun var: KPI’lar birbirine benzemez. Biri yüzde, biri saat, biri adet. “%3 fire” ile “5,5 saat teslim” toplanmaz.

BetterLoop bu yüzden her ölçümü ortak bir dile çevirir: 0 ile 1000 arası puana. Böylece elmalar ile armutlar aynı kefeye konabilir.

Bu çevirmenin kuralını siz koyarsınız. KPI’yı kurarken dört sayı girersiniz; sistem bu dört sayıyı sabit dört puana bağlar:

Örnek: fire oranı KPI’si

Bir üretim müdürüsünüz. Fire oranını ölçmek istiyorsunuz. Dört eşiği şöyle girdiniz:

Ay sonunda fire ne çıkarsa kaç puan alırsınız:

Ara değerlerde sistem kafadan atmaz, iki eşik arasını eşit böler. %4 fire tam olarak %5 ile %3’ün ortasında olduğu için puanı da 550 ile 800’ün ortasıdır: 675.

Puan hangi bantta, ne yazar?

Aldığınız puana göre KPI’nızın yanında renkli bir etiket görünür. Etiketin anlamı şudur:

Yön: artması mı iyi, azalması mı iyi?

Bazı sayıların büyümesi iyidir: üretim adedi, müşteri memnuniyeti, tahsilat oranı. Bazılarının küçülmesi iyidir: fire, şikâyet, teslim süresi.

Sistem bunu kendiliğinden bilemez. KPI’yı kurarken Yön alanında siz söylersiniz. Üç seçenek vardır:

KPI nasıl kurulur? Adım adım

KPI’lar sayfasında sağ üstteki Yeni KPI düğmesine basın. Karşınıza aşağıdaki form gelir. Yıldızlı alanlar zorunludur; gerisi isteğe bağlıdır.

1. Ad. Herkesin anlayacağı bir isim yazın: “Fire Oranı”, “Zamanında Teslim Oranı”. Kısaltma kullanmayın.
2. Anahtar. Siz adı yazarken kendiliğinden dolar (“Fire Oranı” → fire_orani). Buna dokunmanıza gerek yok.
3. Birim. Neyle ölçüyorsunuz? %, adet, saat, dk, ₺, puan…
4. Yön. “Yüksek olan iyi”, “Düşük olan iyi” ya da “Hedef aralık”. Bir önceki başlıkta anlattığımız seçim.
5. Kritik eşik. Alarm seviyesi. 300 puana denk gelir.
6. Uyarı eşiği. Dikkat seviyesi. 550 puana denk gelir.
7. Hedef. Sözünü verdiğiniz seviye. 800 puana denk gelir.
8. İleri hedef. Olağanüstü seviye. 1000 puana denk gelir.
9. Kaydet. KPI artık kurumun listesinde.

Formdaki diğer alanlar ne işe yarar?

Kaydetmeden önce: canlı önizleme

Formun sağ tarafında bir grafik var. Siz eşikleri yazdıkça bu grafik anında çizilir ve “hangi değer kaç puan eder” sorusunu gözünüzün önüne serer. Aşağıda gerçek bir örnek görüyorsunuz: Toplama Hata Oranı. Depoda yanlış ürün veya yanlış miktar toplanan sipariş satırlarının oranı, ve tabii ki düşük olan iyi.

1. Kritik eşik %4,5. Hata bu seviyeye çıkarsa 300 puan.
2. Uyarı eşiği %2,8. 550 puan.
3. Hedef %1,2. 800 puan. Hedefin tam tutturulduğu nokta.
4. İleri hedef %0,5. 1000 puan. Depo mükemmel çalışıyor.
5. Eğri. Aşağı doğru inen çizgi, “hata arttıkça puan düşüyor” demektir. Yön yanlış seçilseydi çizgi ters yöne bakardı; hatayı burada yakalarsınız.
6. “Bu değer kaç puan eder?” Deneme kutusu. Buraya 2 yazarsanız anında 675 puan yazdığını görürsünüz. Kaydetmeden önce iki üç değeri deneyin.

Ölçüm verisi nereden gelir?

KPI’yı kurmak, boş bir kap hazırlamaktır. Kabın dolması için her dönem bir sayı girilmesi gerekir. Bunun iki yolu vardır.

1. Elle giriş — tek tek

KPI listesinde ilgili satırın sağındaki Değer gir düğmesine basın. Açılan pencerede ölçümü kaydedersiniz.

1. Kimin ölçümü? Kişi, Takım veya Departman. Bu sayı tek bir çalışana mı ait, yoksa bütün ekibe mi — burada seçilir.
2. Çalışan ara. “Kişi” seçtiyseniz adını yazıp listeden seçin.
3. Dönem. Ölçümün hangi aya ait olduğu. Aylık bir KPI’da başlangıç ayın 1’i, bitiş ayın son günüdür.
4. Değer. Ölçülen sayı. Fire oranı için 3,2 gibi.
5. Kaydet. Puan anında hesaplanır ve çalışanın ekranında görünür.

2. Dosya yükleme — toplu

Yüzlerce satırı tek tek girmek işkencedir. Sol menüdeki İçe Aktarma sayfasından Excel ya da CSV dosyasını bir kerede yükleyebilirsiniz.

1. Önce şablonu indirin. Sağ üstteki “Şablonu indir” düğmesine basın. Hangi sütunların beklendiğini ve örnek bir satırı gösterir.
2. Dosyanızı seçin. .csv, .xlsx veya .xls olabilir. En fazla 15 MB.
3. Sütunları eşleyin. Kendi dosyanızdaki sütun adları farklı olabilir; bu adımda hangisinin ne olduğunu siz söylersiniz.
4. Önizlemeye bakın. Sistem kaç satırın geçerli, kaç satırın hatalı olduğunu yükleme yapmadan önce gösterir.
5. Onaylayın. Sonuç ekranında kaç satırın yazıldığını görürsünüz. Geçmiş yüklemeler aşağıdaki tabloda saklanır.

KPI’lar BetterScore’unuza nasıl yansır?

BetterScore altı ayrı alandan oluşur: İş Sonucu, Kalite, İyileştirme, Hedefler, Takım Katkısı ve Gelişim. Her alanın toplam içinde bir ağırlığı vardır.

KPI kurarken seçtiğiniz Skor boyutu, o KPI’nın hangi alanı besleyeceğini belirler. Örnek kurumdaki KPI’ların hepsi İş Sonucu ya da Kalite alanına bağlıdır — çünkü bunlar işin çıktısını ve işin düzgünlüğünü ölçer.

Varsayılan ağırlıklar şöyledir (kurumunuz bunları değiştirmiş olabilir). Ağırlığın ne anlama geldiğini ve gerçek bir ekranda nasıl göründüğünü BetterScore bölümündeki “Ağırlık ne demek?” başlığında bulabilirsiniz.

Çalışan bunu nerede görür?

Çalışan alanında sol menüden KPI’larım sayfasını açar. Kendisine atanmış her gösterge burada bir kart olarak durur.

1. KPI adı ve dönemi. Hangi gösterge, hangi ay.
2. Ölçülen değer ve hedef. Bu örnekte tahsilat %84,9 çıkmış, hedef ise %96.
3. Durum. Kritik yazıyor, çünkü aldığı puan 550’nin altında.
4. Puanı: 1000 üzerinden 473. Bu KPI’nın eşikleri kritik %78 · uyarı %88 · hedef %96 · ileri hedef %99. Gerçekleşen %84,9 değeri kritik ile uyarı arasına düştüğü için puan 473 çıkmış.
   Ekranda bu satırın adı “Normalize skor” yazar. Anlamı: “1000 üzerinden puanınız”.
5. Katkı verdiği alan. Kalite. Yani bu 473 puan, BetterScore’un Kalite alanına girer.

Aynı ekrandaki diğer üç kart da aynı mantıkla okunur: Teklif Dönüşüm Oranı %41,5 → 990 puan, Nitelikli Fırsat Sayısı 20 adet → 943 puan, Ciro Gerçekleşme Oranı %89 → 617 puan. Üçü de İş Sonucu alanını besler.

Puan skora nasıl dönüşür?

İki basamaklı, ama korkulacak bir şey yok. Önce aynı alandaki KPI’ların puanı birleştirilir. Sonra alanın ağırlığı uygulanır.

Ölçüm girilmezse sıfır mı alırım?

Hayır. Kesinlikle hayır.

Bu, ürünün en önemli kuralıdır. Bir dönem için ölçüm girilmediyse o KPI hesaba hiç katılmaz. Sıfır sayılmaz. Aynı alandaki diğer KPI’ların payı büyür ve alan puanı onlardan hesaplanır.

Skora hiç karışmayan KPI’lar da vardır. İki durumda olur:

• KPI kurulurken “Skor boyutu” boş bırakılmışsa. Kartta “Skora katkı vermiyor” yazar.
• “Ağırlığa uygun” işareti kaldırılmışsa. Gösterge ölçülür ve izlenir ama puanınıza dokunmaz.

Her iki durumda da kartın üstüne tıkladığınızda açılan pencere size şunu yazar: “Bu KPI izleme amaçlıdır; BetterScore hesabına katılmaz.”

Bir sayfalık özet

• KPI, işin iyi gidip gitmediğini gösteren sayıdır.
• Her KPI dört eşikle tanımlanır: kritik, uyarı, hedef, ileri hedef.
• Bu dört eşik sabit dört puana bağlıdır: 300 · 550 · 800 · 1000.
• Hedefe ulaşmak 800 puandır. 1000, hedefi açık ara aşmak içindir.
• Ara değerler iki eşik arasında eşit bölünür. %5’in ve %3’ün ortası olan %4, 550 ile 800’ün ortası olan 675 puandır.
• Yön, sayının artmasının mı azalmasının mı iyi olduğunu söyler.
• Veri iki yolla girer: elle ya da dosya yükleyerek.
• Her KPI, BetterScore’un bir alanını besler; o alanın ağırlığı kadar etki eder.
• Ölçülmemiş KPI sıfır sayılmaz, hesaptan çıkarılır.

Bir öneri hayata geçti. Peki bu iş şirkete ne kazandırdı? BetterLoop bu soruya lafla değil, rakamla cevap verir. Bu bölümde kazancın nasıl bulunduğunu, sayıları nereye yazacağınızı ve ROI panosundaki her kutunun ne anlama geldiğini adım adım göreceksiniz.

ROI ne demek?

ROI, İngilizce bir kısaltmadır. Türkçesi “yatırımın geri dönüşü”dür. Günlük dilde karşılığı çok daha basit:

BetterLoop bu soruyu her iyileştirme için tek tek sorar ve cevabı Türk lirası olarak yazar. Böylece “güzel bir fikirdi” demekle yetinmezsiniz; “bu fikir bize yılda 144.000 lira kazandırdı” diyebilirsiniz.

Kazanç hesabı BetterLoop’ta “etki kaydı” denilen bir form üzerinden girilir. Bir iyileştirmenin altına eklenir ve o iyileştirmeye ömür boyu bağlı kalır.

Ne yapacaksınız: Aşağıdaki formülü bir kere okuyun. Sadece dört kutudan oluşuyor ve hepsini siz dolduruyorsunuz.

Kazanç nasıl hesaplanıyor? Formül

BetterLoop kazancı şöyle bulur:

Üç parça var. Üçünü birden doldurmak zorunda değilsiniz; hangisi sizin işinize uyuyorsa onu yazarsınız, gerisini boş bırakırsınız. Boş bıraktığınız kutu sıfır sayılmaz, hesaba hiç girmez.

a) Kazanılan saat

İyileştirme sayesinde artık harcanmayan insan zamanıdır. “Her ay 40 saat elle veri girişi ortadan kalktı” cümlesindeki 40 saat, tam olarak budur.

Saat kazancı şöyle şeylerden çıkar:

• Elle yapılan bir işin ortadan kalkması
• Beklemenin, aramanın, evrak taşımanın kısalması
• Aynı hatayı ikinci kez düzeltmek zorunda kalmamak

b) Saatlik maliyet

O işi yapan kişinin şirkete bir saatlik maliyetidir. Saat ücreti değil, şirkete olan toplam maliyettir; ama pratikte yaklaşık bir rakam yeterlidir.

Bu kutuyu boş bırakırsanız BetterLoop sırayla şuna bakar:

1. Öneriyi gönderen çalışanın kartında yazan saatlik maliyet
2. O da yoksa varsayılan değer: saatte 250 ₺

c) Doğrudan tasarruf

Zamandan gelmeyen, cepten çıkmayan para. “Artık şu malzemeyi almıyoruz”, “şu aboneliği iptal ettik”, “hurdaya giden parça sayısı düştü” gibi.

Formda bu kutunun adı “Finansal değer”dir. Saatten gelen kazancı buraya tekrar yazmayın — o zaten ilk iki kutudan hesaplanıyor. Buraya sadece saatle ilgisi olmayan tasarrufu yazın.

d) Ciro etkisi

İyileştirme sayesinde şirkete giren ek para. “Teslimat hızlandı, yeni müşteri geldi”, “eskiden kaçırdığımız siparişleri artık alıyoruz” gibi. Formda adı “Gelir etkisi”dir.

Ne yapacaksınız: Kendi iyileştirmeniz için bu dört kutuyu bir kâğıda yazıp doldurmayı deneyin. Formu açmadan önce rakamları hazır etmek işinizi çok kolaylaştırır.

Neden 12 aya çevriliyor?

Bir ölçüm 3 ay sürer, başka biri 6 ay. İkisini yan yana koyup “hangisi daha çok kazandırdı?” demek mümkün değildir; süreleri farklı olduğu için sayılar farklı ölçekte olur.

Bu yüzden BetterLoop her kazancı bir yıllık karşılığına çevirir. Böylece bütün iyileştirmeler aynı ölçeğe gelir ve adil kıyaslanır.

Çevirmeyi siz yapmazsınız. Formdaki “Değerlendirme dönemi (ay)” kutusuna ölçümün kaç ay sürdüğünü yazmanız yeterlidir. Gerisini BetterLoop halleder.

Ne yapacaksınız: Formu doldurmadan önce şunu bir kere söyleyin: “Ben kaç aylık bir ölçümün sonucunu giriyorum?” Cevabınız “Değerlendirme dönemi (ay)” kutusuna yazılacak sayıdır.

Sayıları nereye giriyorsunuz?

Kazanç kaydı İyileştirme Merkezinden girilir. İlgili iyileştirmeyi açar, “Etki ekle” düğmesine basarsınız. Karşınıza aşağıdaki form gelir.

1. Etki türü. Kazancın niteliğini seçersiniz: Zaman, Maliyet, Kalite, Kapasite, Gelir, İş güvenliği, Müşteri memnuniyeti, Çalışan deneyimi. Her kayıt tek bir türü ölçer. İki farklı türde kazanç varsa iki ayrı kayıt açın.
2. Değerlendirme dönemi (ay). Ölçüm kaç ay sürdü? Hazır gelen değer 12’dir. 3 aylık bir pilot ölçtüyseniz buraya 3 yazın.
3. Kazanılan süre (saat). Ölçüm döneminin tamamında kazanılan saat. 3 ay boyunca her ay 40 saat kazandıysanız buraya 120 yazarsınız.
4. Saatlik maliyet. Bir saatin şirkete maliyeti. Boş bırakırsanız 250 ₺ kullanılır.
5. Finansal değer. Doğrudan tasarruf. Yani saatten gelmeyen, doğrudan cepte kalan para. Yoksa boş bırakın.
6. Gelir etkisi. Ciroya eklenen para. Yoksa boş bırakın.
7. Hesaplama yöntemi. zorunlu Bu sayıya nasıl ulaştığınızı kendi cümlelerinizle yazın. En az 20 karakter ister. Bu alan olmadan kayıt kaydedilmez.

Saat ve saatlik maliyeti yazdığınız anda formda bir önizleme kutusu belirir ve “şu kadar saat × şu kadar lira = şu kadar” diye sonucu gösterir. Ölçüm dönemi 12 ay değilse “yıllıklandırıldı” notunu da yazar. Kaydetmeden önce bu satırı okuyun; beklediğiniz rakam değilse bir kutuyu yanlış doldurmuşsunuz demektir.

Formun altındaki düğmenin adı “Tahmini olarak kaydet”tir. Bu tesadüf değil — bir sonraki başlıkta niçin böyle olduğunu anlatıyoruz.

Ne yapacaksınız: Rakamlarınız hazırsa İyileştirme Merkezi’nde kaydınızı açın, “Etki ekle” deyin ve yukarıdaki yedi kutuyu sırayla doldurun.

“Tahmini” ile “Doğrulanmış” farkı

Bu, ROI’nin en önemli kuralıdır. Anlarsanız gerisi kolay.

Tahmini = bir kişinin beyanı. “Bence bu iş bize yılda 144.000 lira kazandırıyor.” Samimi olabilir, doğru da olabilir; ama kimse kontrol etmemiştir.

Doğrulanmış = ölçülmüş ve yetkili biri tarafından onaylanmış rakam. Yöntemi okunmuş, sayısı kontrol edilmiş, altına imza atılmıştır.

Bir kayıt hangi aşamalardan geçer?

1. Tahmini Kayıt her zaman burada doğar. Başka türlü doğması mümkün değildir.
2. Doğrulama bekliyor Departman sorumlusu kaydı doğrulama sırasına gönderir. Karar vermez, sadece sıraya koyar.
3. Doğrulandı Yetkili kişi yöntemi okuyup onaylar. Sayı artık şirketin resmî kazancıdır.
4. Ya da Reddedildi. Gerekçe yazmak zorunludur ve kaydı gönderen kişiye bildirim gider.

Kim doğrular?

Varsayılan olarak Operasyon Yöneticisi. Kurumunuz bunu Yetkiler ekranından değiştirebilir; orada “Etkiyi kim doğrular?” diye bir soru vardır ve cevabını siz seçersiniz. Bu yetkinin dar tutulması önerilir: doğrulanmış etki, ürünün en çok güvenilen sayısıdır. Yetki sorularının nasıl ayarlandığını Yönetici rehberindeki pozisyon ve yetki başlığında anlatıyoruz.

Doğrulama ekranı

1. Hesaplama yöntemi özeti. Kaydı giren kişinin yazdığı açıklama. Onaylamadan önce okumanız gereken tek şey budur: sayı buradan çıkıyor.
2. Uyarı. “Doğrulama, bu değerin şirket ROI toplamına girmesini sağlar.” Yani bu düğmeye bastığınız anda rakam şirketin resmî kazancına ekleniyor.
3. Doğrulama notu. zorunlu En az 10 karakter. Neyi kontrol ettiğinizi yazın; örneğin “Pilot raporundaki 3 aylık ölçümle karşılaştırıldı, tutarlı.” Bu not kalıcı olarak kaydedilir.

Doğrula dediğiniz anda üç şey olur: kayıt yeşile döner, öneriyi gönderen kişiye “Etkiniz doğrulandı” bildirimi gider ve ödül kuralları çalışır.

Ne yapacaksınız: Doğrulama yetkiniz varsa, önünüze gelen kaydın “Hesaplama yöntemi” satırını okumadan onaylamayın. Anlamadığınız bir sayı varsa reddedip gerekçe yazmak, yanlış onaylamaktan iyidir.

Baştan sona bir örnek

Şimdi hepsini birleştirelim. Depo departmanından Elif’in önerisini takip edelim.

BetterLoop hesabı şöyle yapar:

Ne yapacaksınız: Kendi departmanınızdan bitmiş bir işi seçin ve bu sekiz adımı kâğıt üzerinde tekrarlayın. Hangi adımda takıldığınız, sizin süreçte eksik olan halkayı gösterir.

ROI panosunu okumak

Sol menüde ZEKA başlığı altındaki ROI bağlantısına tıklayın. Bu ekranı görmek ayrı bir yetki ister. Menüde göremiyorsanız veya “yetkiniz yok” uyarısı alıyorsanız kurum yöneticinizden ROI görüntüleme yetkisi isteyin.

1. Dönem seçici. 7 gün, 30 gün, Çeyrek, Yıl başından beri veya Özel. Hazır gelen seçim 30 gündür ve başlığın altında “Dönem: Son 30 gün” diye yazar. Yanındaki CSV indir düğmesiyle sayıları dosya olarak alabilirsiniz.
2. Doğrulanmış Finansal Değer. Seçtiğiniz dönemde onaylanan kazançların toplamı. Örnekte 572.400 ₺. Altındaki “%323,2” bir önceki döneme göre farktır. Bu, şirketin gerçekleşmiş kazancıdır.
3. Doğrulanmış Kazanılan Saat. Aynı kayıtlardaki saat toplamı: 185 saat. Parayla değil, insan zamanıyla konuşmak istediğinizde bu kutuyu kullanın.
4. Tahmini Finansal Değer. Henüz kimsenin onaylamadığı beyanların toplamı: 377.880 ₺. Bu bir beklentidir. Yönetim raporunda “kazandık” diye sunulmaz; “doğrulanmayı bekleyen potansiyel” diye sunulur.
5. Tahmini Kazanılan Saat. Doğrulanmamış saat toplamı: 118 saat.
6. Kalite İyileşmesi. Doğrulanmış kayıtlardaki hata azalma yüzdelerinin ortalaması. Örnekte kısa çizgi (—) görünüyor; bu “sıfır” demek değil, bu dönemde hiç ölçülmedi demektir. Boş bırakılan alanlar ortalamayı aşağı çekmez.
7. Kapasite İyileşmesi. Aynı kadroyla ne kadar fazla iş çıkarıldığının ortalaması: %22.

Kartların hemen altında şu cümle durur: “Doğrulanmış ve tahmini değerler bilinçli olarak ayrı gösterilir; ikisi hiçbir toplamda birleştirilmez.” Ekranda 572.400 ile 377.880’i toplayan bir yer aramayın — yoktur.

Sayfanın alt yarısı

Kartların altında iki bölüm daha vardır:

• Aylık seyir. Son 12 ayın grafiği. Yeşil çizgi doğrulanmış, kehribar çizgi tahmini kazançtır. İki çizgi asla toplanmaz. Dikkat: bu grafik her zaman son 12 ayı gösterir, yukarıda hangi dönemi seçmiş olursanız olun.
• Kırılımlar. Aynı sayıları Departman, Lokasyon, Kategori, Ay ve Etki tipine göre dağıtan tablo. “Hangi departman ne kazandırdı?” sorusunun cevabı buradadır. Örnek panoda Depo 501.840 ₺ doğrulanmış değer üretmiş, Yedek Parça’nın 114.480 ₺'si ise henüz tahmini durumda.

“Nasıl hesaplandı?” penceresi

Her kartın adının yanında küçük bir soru işareti vardır. Tıklayınca sağdan bir pencere açılır ve o sayının nasıl toplandığı yazar.

1. Hangi sayıyı açıklıyor. Kartın adı ve o anki değeri tekrar yazılır, yanlış kartı okumayasınız diye.
2. Hesabın anlatımı. Hangi kayıtların toplandığı, hangi tarihe bakıldığı ve neyin toplama dâhil edilmediği açıkça yazar.
3. Tahmini değer uyarısı. “Tahmini tutarlar doğrulama tamamlanmadan raporlanmamalıdır.” Her açıklamanın sonunda tekrarlanır.

Ne yapacaksınız: ROI panosunu açın, dönem seçiciyi “Yıl başından beri”ye alın ve iki soruyu cevaplayın: (1) Bu yıl doğrulanmış kazancımız ne kadar? (2) Tahmini kutusunda bekleyen ne kadar var? İkinci sayı büyükse, doğrulama sıranız tıkanmış demektir.

Bir sayfalık özet

• ROI = “bu iş bize ne kazandırdı?”
• Formül: (Kazanılan saat × Saatlik maliyet) + Doğrudan tasarruf + Ciro etkisi
• Saatlik maliyet yazmazsanız 250 ₺ kullanılır.
• Saat kutusuna dönemin tamamındaki saati yazın, aylık olanı değil.
• Sonuç her zaman yıllık karşılığa çevrilir.
• Her kayıt Tahmini doğar; ancak bağımsız biri onaylarsa Doğrulanmış olur.
• Tahmini ve doğrulanmış tutar hiçbir yerde toplanmaz.
• Kimse kendi önerisinin kazancını doğrulayamaz.
• Boş bıraktığınız ölçüm alanı sıfır sayılmaz, hesaba hiç girmez.

Bu bölüm, BetterLoop’u her gün nasıl kullanacağınızı anlatır. Bir sıkıntıyı nasıl anlatırsınız, o anlattığınız şeye ne olur, karşılığında ne kazanırsınız ve kazandığınızla ne yaparsınız. Baştan sona okumanız 15 dakika sürer. Hiçbir teknik bilgi gerekmez.

Bir öneri nasıl gönderilir

Sol menüdeki İyileştir düğmesi, sizi zorlayan bir şeyi anlatmanız içindir. Çözüm bulmuş olmanız gerekmez.

Şunları anlatabilirsiniz:

• Sizi yavaşlatan bir şey. Örnek: “Her teklif için depoyu telefonla arıyorum.”
• Tekrar eden bir hata. Örnek: “Etiketler yanlış rafa yapıştırılıyor.”
• Tehlikeli bulduğunuz bir durum. Örnek: “C koridorunda ışık yetersiz.”
• Aklınıza gelen bir fırsat. Örnek: “Şu formu tek sayfaya indirebiliriz.”

Adım 1 — Anlat

İlk ekranda sizden tek bir şey isteniyor: yaşadığınızı kendi cümlelerinizle yazmak. Başlık, kategori, önem derecesi gibi şeyleri düşünmeyin; onları bir sonraki adımda birlikte dolduracaksınız.

1. Ne yaşadığınızı yazın. En az 10 karakter yazmanız gerekir, en fazla 5.000 karakter yazabilirsiniz. Düzgün cümle kurma kaygısı taşımayın.
2. Kanıt ekleyin. Fotoğraf, video, belge, Excel veya PDF yükleyebilirsiniz. En fazla 8 dosya, her biri en fazla 15 MB.
3. Ya da sesli anlatın. Yazmak zor geliyorsa “Sesli anlat” düğmesine basıp konuşun. Kaydınız ek dosya olarak yüklenir.
4. Eklediğiniz sesi burada dinleyin. Ses ve video eklediğinizde, daha göndermeden önce sayfada bir oynatıcı çıkar. Yanlış kaydı seçtiyseniz hemen fark eder, çarpı işaretiyle kaldırırsınız.
5. “Devam et” düğmesine basın. 10 karakterden az yazdıysanız bu düğme çalışmaz.

Adım 2 — Yapılandır

Yazdıklarınızı sistem okur ve size bir başlık, bir kategori, etki türleri ve bir önem derecesi önerir. Bunlar öneridir, karar değildir. Hepsini değiştirebilirsiniz.

1. Başlığı okuyun. Beğenmediyseniz üstüne yazın. Bu başlık, önerinizi listelerde herkesin göreceği isimdir.
2. Bu sorun neyi etkiliyor? Zaman, Maliyet, Kalite, Gelir, İş güvenliği, Kapasite, Müşteri memnuniyeti, Çalışan deneyimi. Birden fazlasını seçebilirsiniz; tıklayarak açıp kapatırsınız.
3. Ne kadar acil? Düşük, Orta, Yüksek veya Kritik. İş güvenliğiyle ilgili bir şey anlatıyorsanız çekinmeden Yüksek veya Kritik seçin.
4. Aynı konuda başka kayıt varsa burada görünür. Aynı sıkıntıyı biri sizden önce yazdıysa, yenisini açmak yerine “Beni de etkiliyor” diyebilirsiniz. 15 kişinin desteklediği tek bir kayıt, 15 ayrı kayıttan çok daha hızlı ilerler.
5. “İçeriği okudum ve onaylıyorum” kutusunu işaretleyin. Bu kutu işaretlenmeden “Devam et” düğmesi açılmaz.

Adım 3 — Tamamla

Son adımda öneriniz kime gidecek ve kimler görecek, onu belirlersiniz.

1. Çözüm fikriniz varsa yazın. Zorunlu değildir. Boş bırakmanız önerinizi zayıflatmaz — problemi görmek de başlı başına bir katkıdır.
2. Bağlam. Hangi işi yaparken yaşadığınızı, lokasyonu ve departmanı gösterir. Genelde kendi bilgilerinizle hazır gelir; doğruysa dokunmayın.
3. Kimler görebilsin? Üç seçenek var: Şirket geneli (herkes görür), Sadece takımım (takım arkadaşlarınız ve yöneticiniz görür), Anonim gönder (adınız akışta gösterilmez).
4. Özeti okuyun. Gönderilecek her şey bu kartta toplanır: başlık, problem, çözüm, etiketler ve kaç dosya eklediğiniz.
5. “Gönder” düğmesine basın. Bu kadar.

Gönderdikten sonra

1. Kayıt numarası. Her önerinin bir numarası olur, örnekteki gibi IMP-2026-0047. Birine “şu önerimi konuşalım” derken bu numarayı söylersiniz.
2. Bundan sonra ne olacak. Üç aşama yazılıdır: incelenecek, onaylanırsa denenecek, ölçülüp doğrulanırsa ödüllendirilecek.
3. “Kaydı gör”. Önerinizin kendi sayfasına gider. Sonradan sol menüden İyileştirmeler → Benim ile de ulaşırsınız.

Hangi alanlar zorunlu?

Fotoğraf, ses ve dosya hakkında bilmeniz gerekenler

• Kaç dosya: Bir öneriye en fazla 8 dosya, her biri en fazla 15 MB.
• Hangi türler: Fotoğraf (JPEG, PNG, WebP, GIF), video (MP4, WebM), PDF, Excel, CSV ve ses (MP3, WAV, WebM).
• Ses ve video sayfada dinlenir. Eklediğiniz ses kaydı ne gönderirken ne de sonradan indirilmek zorundadır. Hem sihirbazda hem de kaydın kendi sayfasında bir oynatıcı çıkar, “oynat” düğmesine basıp dinlersiniz.
• Ses metne çevrilmez. Kaydınız olduğu gibi durur; onu dinleyen kişi dinleyerek anlar.
• Aynı anda tek kayıt çalar. Bir sesi başlatınca sayfada çalan diğer kayıt kendiliğinden durur.
• Profil fotoğrafınız otomatik küçülür. Profil ekranından fotoğraf yüklerken, telefonunuzdan gelen büyük dosya tarayıcınızda küçültülür ve daha az yer kaplayan bir biçime çevrilir. Siz hiçbir şey yapmazsınız, sadece yükleme hızlanır. Öneriye eklediğiniz kanıt dosyaları ise dokunulmadan, olduğu gibi yüklenir.

Önerinize ne olur?

Öneriniz bir kutuya atılıp unutulmaz. Belirli duraklardan geçer ve her durakta kimin ne yaptığı bellidir. Kaydın sayfasında sağ tarafta duran Zaman çizelgesi size hangi durakta olduğunuzu gösterir.

1. Durum rozeti. Kaydın şu anda hangi durakta olduğunu tek kelimeyle söyler. Yanındaki rozetler önem derecesini ve kimlerin görebildiğini gösterir.
2. Kanıtlar. Eklediğiniz ses kaydı burada, sayfanın içinde dinlenir. İndirmeniz gerekmez. Fotoğraf eklediyseniz küçük bir önizlemesi görünür.
3. Zaman çizelgesi. Yedi durak sırayla yazılıdır. Geçilen duraklar tarih ve kişi adıyla dolar, sıradakiler soluk kalır.
4. Yorumlar. Kaydı inceleyen kişi buradan soru sorar, siz buradan cevap verirsiniz. Aklınıza sonradan gelen bir ayrıntıyı da buraya yazabilirsiniz.

Duraklar ve kim ne yapar

Haberiniz nasıl olur?

Kaydınız durak değiştirdiğinde üst sağdaki zil ikonunda bir bildirim belirir. Ayrıca Bugün ekranındaki “İyileştirmeleriniz” kutusunda kaç öneriniz gönderildi, kaçı devam ediyor, kaçı doğrulandı görürsünüz.

Günlük kontrol: o 1–5 sorusu ne işe yarıyor?

Bugün ekranında her gün tek bir soru sorulur: “Bugün işinizi zorlaştıran bir şey oldu mu?” 1’den 5’e kadar bir rakam seçersiniz. 1 “hiç zorlanmadım”, 5 “çok zorlandım” demektir.

1. Bir rakam seçin. Düşünmeyin, ilk hissettiğinizi seçin.
2. İsterseniz tek cümle yazın. Zorunlu değil. “Yazıcı yine kilitlendi” bile yeterlidir.
3. “Kaydet” deyin. Karşılığında 5 XP kazanırsınız. Günde bir kez sayılır.

Bu sorunun üç faydası var:

• Eğilimi görünür kılar. Tek bir günün 4’ü bir şey anlatmaz. Ama bir ekipte üç hafta üst üste ortalama 4 çıkıyorsa, orada gerçekten bir sorun vardır ve yönetim bunu kimseye sormadan görür.
• Sizi öneri yazmaya hazırlar. Bugün 4 seçtiyseniz, sebebini zaten biliyorsunuz demektir. Aynı ekrandaki “İyileştirme öner” düğmesi tam orada durur.
• Düzenli katılım rozet getirir. Örnekteki kullanıcı 30 gün kesintisiz günlük kontrol yaptığı için “İstikrarlı” rozetini kazanmış.

Puan, seviye, rozet ve BetterCoin

BetterLoop’ta size ait dört ayrı sayı vardır. Karıştırılması çok kolaydır, o yüzden tek tabloda toplayalım.

Bunu ekranda görmek

Ödül dükkânı → Hareket geçmişi sekmesi, size ait her hareketi tek tek listeler. XP satırları mor, BetterCoin satırları sarı etiketlidir.

1. XP satırı. “İyileştirme gönderildi · +20 XP”. Sağdaki “işlem sonrası” sütununda tire var — çünkü XP bir bakiye değil, birikimdir.
2. BetterCoin satırı. “Ödül talebi — Evden çalışma günü · −800”. Sağda kalan bakiye yazıyor: 1.655. Çünkü BetterCoin gerçekten harcanır.

Hangi iş kaç puan getirir?

Aşağıdaki değerler kurulumdaki varsayılanlardır. Şirketiniz bunları değiştirebilir; kendi değerlerinizi hareket geçmişinden görürsünüz.

Tablodaki “kazanç 25.000 ₺’nin altında / üstünde” satırları, doğrulanmış kazancın büyüklüğüne göredir. Bu kazancın nasıl hesaplandığını Kazanç (ROI) bölümündeki formülde, kimin doğruladığını ise “Tahmini” ile “Doğrulanmış” farkı başlığında bulabilirsiniz.

Şirketiniz bu listeye kendi kurallarını da ekleyebilir. Örnek ekrandaki “Temmuz 2026 dönem katkı ödülü” satırı, ay kapanışında toplu olarak yazılan böyle bir kuraldan gelir. Sizde hangi kuralların açık olduğunu en kesin biçimde Hareket geçmişi'nden görürsünüz: orada yazmayan bir puan kazanılmamış demektir.

Seviyeler

XP biriktikçe seviye atlarsınız. Her seviyenin bir numarası, her seviye grubunun da bir adı vardır.

Rozetler

Rozetler, belirli bir işi başardığınızı gösterir. Şartını tamamladığınız anda otomatik verilir; kimseden istemeniz gerekmez. Sol menüden Rozetlerim ile bakarsınız.

1. Kazandığınız rozet. Adı, ne için verildiği ve kazanma tarihi yazar. Örnekteki “İlk Adım” rozeti, ilk iyileştirme önerisini gönderdiği gün verilmiş.
2. Henüz kazanılmamış rozet. Şartı ve ne kadar yaklaştığınız yazar. Örnekte “Mentor” rozetinde 3/20 yorum, yani %15. Böylece hangi rozete ne kadar kaldığını tahmin etmezsiniz, görürsünüz.

Gerçek rozet örnekleri ve şartları:

Nadirlik yalnızca rozetin görünümünü etkiler; kazanma şartını zorlaştırmaz. Şartını tamamladıysanız rozet sizindir.

Ödül dükkânı: BetterCoin’i ne yapacaksınız?

Biriken BetterCoin’i sol menüdeki Ödül dükkânı'nda harcarsınız. Katalogda ne olduğu ve fiyatları şirketinize göre değişir.

1. Bakiyeniz. Harcayabileceğiniz BetterCoin. Örnekte 1.655.
2. Seviyeniz ve XP çubuğunuz. Sonraki seviyeye ne kadar kaldığını gösterir. Bakiyenizden bağımsızdır; ödül aldığınızda bu çubuk kısalmaz.
3. Sekmeler. Katalog (ödüller), Taleplerim (istediğiniz ödüllerin durumu), Hareket geçmişi (her kuruşun hesabı).
4. Alabileceğiniz ödül. Fiyatı bakiyenizin altındaysa “Kullan” düğmesi çalışır. Stoğu sınırlıysa “25 adet kaldı” diye yazar.
5. Henüz alamayacağınız ödül. Düğme sönük görünür ve altında tam olarak ne kadar eksiğiniz olduğu yazar: “145 BetterCoin daha gerekli”.

Örnek katalogdaki fiyatlar:

Ödül nasıl alınır?

1. Katalogdan istediğiniz ödülün “Kullan” düğmesine basın.
2. Çıkan pencerede ödülün adı ve kaç BetterCoin’e mal olacağı yazar. Onaylayın.
3. Talebiniz yöneticinize iletilir ve BetterCoin’iniz aynı anda düşer.
4. Yönetici onaylayınca teslim süreci başlar. Teslim edilince talep kapanır.

1. Talebiniz ve durumu. Ödülün adı, kaç BetterCoin’e mal olduğu, hangi aşamada olduğu ve ne zaman istediğiniz.
2. İptal. Henüz değerlendirilmemiş bir talebi kendiniz iptal edebilirsiniz. BetterCoin’iniz cüzdanınıza geri döner.

Kampanyalar ve liderlik tablosu

Kampanyalar

Kampanya, şirketin belirli bir probleme “bunu birlikte çözelim” demesidir. Sorusu bellidir, süresi bellidir, ödülü bellidir.

1. Kampanya kartı. Başlığı, çözülmesi istenen problem, bitiş tarihi, kaç gün kaldığı, kaç kişinin katıldığı ve kazanana verilecek ödül (örnekte 1.000 XP ve 500 BetterCoin).
2. “Katıl” deyin, sonra çözüm önerinizi yazıp gönderin. Bir başlık ve “neyi, nasıl değiştireceğim, ne beklerim” açıklaması yeterlidir.

Kampanya bitince öneriler değerlendirilir, kazanan seçilir ve ödüller dağıtılır. Sonuçları Tamamlanan sekmesinden görürsünüz. Kazanmasanız da katılmış olursunuz; öneriniz kayıtta kalır.

Liderlik tablosu

Liderlik tablosu, dönem içindeki katkıları karşılaştırır. Üstten dönemi (son 7 gün, son 30 gün, bu çeyrek, yıl başından beri), sekmelerden hangi listeye bakmak istediğinizi seçersiniz.

1. Listenin kuralı hep yazılıdır. Burada yazıyor: “Yalnızca doğrulanmış etki değerleri sayılır; tahminler dahil edilmez.” Yani kimse “bence bu 500 bin lira kazandırır” diyerek listeye çıkamaz.
2. Kendi satırınız işaretli gelir. “Siz” yazan satır sizinkidir, listede kaybolmazsınız.

Sekmeler şunları gösterir:

• En çok gelişenler — skorunu döneme göre en çok artıranlar.
• İyileştirme etkisi — doğrulanmış etkisi en yüksek katkı sahipleri.
• Performans — güncel BetterScore sıralaması.
• Takım katkısı — destek, yorum ve bilgi paylaşımı katkısı.
• Kampanya — kampanyalardaki katılım ve derece.
• Departman — departman ortalamalarının sıralaması.

Bir sayfalık özet

Kuruluma başlamadan önce

Bu bölüm şirketi ürüne tanıtan kişi içindir. Yani sizin için. Sonunda şirketiniz kurulmuş, departmanların sorumluları belli, çalışanlar hesaplarını almış ve ödül düzeni çalışıyor olacak.

Kurulum bir oturuşta bitmek zorunda değil. Departmanları bugün, kişileri yarın ekleyebilirsiniz. Ürün nerede kaldığınızı hatırlar.

Aşağıdaki bütün ekran görüntüleri gerçek üründen alındı. Kurulum bölümündeki görsellerde yeni açılmış bir örnek firma var: sizin ilk gün göreceğiniz ekranın aynısı.

Kurulum sırası ve neden bu sırayla

Kurulum ekranı sekiz adımdan oluşur. Altısı zorunlu, ikisi isteğe bağlı. Zorunlu adımlar bitmeden çalışanlar akışı baştan sona tamamlayamaz.

1. İlerleme çubuğu. Sağda “1 / 6 zorunlu adım” yazıyor. Bu sayı 6 / 6 olduğunda ürün kullanıma hazırdır.
2. Neyin eksik olduğu. Eksik olan çoğu zaman bir kayıt değil, bir bağtır: departmanın sorumlusu, kişinin departmanı, BetterCoin’in kazanma kuralı.
3. Kurulum sağlığı. Kopuk bağları isim vererek gösteren liste. Dördüncü başlıkta ayrıntısıyla anlatıyoruz.
4. Bulgu sayacı. Kırmızı sayı işi durduran şeyleri, sarı sayı “olsa iyi olur” diyenleri sayar.

Adımların sırası rastgele değil. Her adım bir öncekinin cevabını kullanır:

Departman ve sorumlu — en kritik adım

Burayı atlamayın. Kurulumda en çok yanlış anlaşılan yer burasıdır.

Önce departmanları açın

1. Sarı satır adımın neden bitmediğini söyler: “Departman yok; gelen kayıtları kimse inceleyemez.”
2. Hazır departman adları. Üretim, Depo, Satış, İnsan Kaynakları, Muhasebe, Bakım, Kalite, Lojistik, Bilgi İşlem, Müşteri Hizmetleri. Size uyanlara tıklayın; seçtikleriniz renklenir ve yanlarında onay işareti çıkar.
3. Listede olmayanı buraya yazın. Birden fazlasını virgülle ayırın: Kesimhane, Ar-Ge, Boyahane
4. Ekle düğmesi. Düğmenin üstünde kaç tane ekleneceği yazar: “3 departman ekle”.

Sonra her departmana bir sorumlu atayın

Departman bir kutudur. Kutuya gelen öneriyi işleyen kişi sorumludur.

1. Sarı satır kaç departmanın açıkta kaldığını söyler: “3 departmanın sorumlusu yok; o departmanlara gelen kaydı kimse inceleyemez.”
2. Sorumlu kutusu. Tıklayın, açılan listeden kişiyi seçin. Seçer seçmez kaydedilir; ayrıca bir “kaydet” düğmesi yoktur.
3. Sarı “sorumlusuz” rozeti. Bu satırda iş bitmemiş demektir. Sorumlu seçtiğinizde yerini yeşil “atandı” rozeti alır.
4. “sonra atayacağım”. Kişi henüz işe başlamadıysa buna basın. Adım yine bitmez — bağ gerçekten yok — ama liste artık bunu “unuttunuz” değil “karar verdiniz” diye gösterir ve üstteki kırmızı uyarı sarıya döner.

Ya atayacak kimse yoksa?

İlk gün tavuk-yumurta sorunu yaşarsınız: kişi yoksa sorumlu atayamazsınız, sorumlu atamadan da adım bitmez. Ürün bunu çözmüş durumda.

Bu satıra basınca küçük bir pencere açılır ve yalnızca üç şey sorar: ad, soyad, e-posta. Kaydettiğinizde kişi hem açılır, hem o departmana bağlanır, hem de sorumlusu yapılır. Üç iş tek adımda biter. Kişiye davet e-postası gider; kalan bilgileri (ünvan, işe giriş tarihi vb.) sonra Kullanıcılar ekranından doldurursunuz.

Pozisyon nedir, yetkisi nasıl ayarlanır?

Pozisyon, şirketinizin kendi görev adıdır: “Depo Sorumlusu”, “Vardiya Amiri”, “Kalite Şefi”. Yetkiler kişilere tek tek değil, pozisyonlara verilir. Kişiyi bir pozisyona atarsınız, yetkiyi pozisyondan alır.

Her şirkette hazırda iki çekirdek pozisyon bulunur: Kurum Yöneticisi ve Çalışan. Bunlar silinemez ve hiç pozisyon tanımlamasanız bile ürün çalışır. Yani bu adım isteğe bağlıdır.

Öneriler sizin departmanlarınıza göre süzülür

Ürün size hazır pozisyonlar önerir. Ama ancak kurduğunuz departmanlara uyanları önerir. Aradaki farkı iki ekran görüntüsünde görün.

1. Yeni beliren öneri. Siz departmanı açmadan bu satır listede yoktu.
2. Kuralın açıklaması ekranda da yazıyor: öneriler departmanlarınıza göre süzülür ve siz eklemedikçe hiçbiri oluşmaz. Ürün sizin adınıza pozisyon açmaz.

Kendi pozisyonunuzu açmak

1. Pozisyon adı. Şirketinizde ne deniyorsa onu yazın: “Depo Sorumlusu”, “Vardiya Amiri”.
2. Yetkileri hangi pozisyondan başlasın? Yeni pozisyon, seçtiğiniz pozisyonun yetkileriyle doğar. “Bunun gibi olsun, sonra ince ayar yaparım” demek gibi düşünün.

Yetkileri düzenlemek: düz Türkçe sorular

Pozisyon kartındaki Yetkileri düzenle düğmesi, o pozisyonun neleri yapabileceğini soru-cevap hâlinde açar. Onay kutusu duvarı yoktur; okunabilir sorular vardır.

Üründe toplam 24 yetki sorusu var ve altı başlıkta toplanmış: İyileştirme akışı, Ödül ekonomisi, Ölçüm, Katılım, İnsan ve organizasyon, Görüş genişliği. Bir pozisyona yalnızca ona sorulabilecek olanlar gösterilir; anlamsız soru ekranda gri bir kutu olarak bile durmaz.

1. Özet cümlesi. “18 sorunun 5 tanesine «evet» dendi.” Kaç kapının açık olduğunu tek bakışta söyler.
2. Soru ve altındaki açıklama. Soru ne sorduğunu, açıklama sonucunu anlatır. Okumadan tıklamayın.
3. Evet / Hayır düğmesi. Basınca anında geçerli olur ve kim değiştirdiyse kaydı tutulur. “Kaydet” düğmesi aramayın. Bazı satırlarda Kısmen yazabilir: o yetkinin bir parçası açık, bir parçası kapalı demektir.
4. Sarı “Dikkat” rozeti. Bu soru hassastır, geniş tutmayın. Örnekteki “Etkiyi kim doğrular?” sorusu böyledir — doğrulanmış etki, ROI raporuna kadar yürüyen en güvenilir sayıdır.

Kurulum Sağlığı — kopuk bağların listesi

Kurulum sihirbazı bir kez gezilir ve “ne yapılacak” der. Kurulum Sağlığı ise her gün bakılabilir ve “şu anda neyin bağı kopuk” der. İkisi farklı işlerdir: kurulum bittikten sonra açtığınız yeni bir departman da sorumlusuz kalabilir.

Bu liste iki yerde durur: Kurulum ekranının üstünde ve Yapılandırma ekranının üstünde. İkisi de aynı sayıyı söyler.

1. Bulgunun adı ve yanında kaç kaydı ilgilendirdiği: “Sorumlusu olmayan departman — 3 kayıt”.
2. Bu eksik ne yapar. Kuralı değil sonucu anlatır: “Bu departmanlara gelen kaydı kimse inceleyemez; kayıt listede kalır, çalışan cevap alamaz.”
3. Ne yapmalısınız. Tek cümlelik çözüm.
4. Adı geçen kayıtlar. “3 departman” demez; hangi üçü olduğunu yazar: Bakım, Kalite, Üretim. Ada tıklayınca doğrudan o ekrana gidersiniz.

Kırmızı mı sarı mı?

Karşınıza çıkabilecek bulgular

Ödül kuralları ve “ekonomi ölü” tuzağı

İkisini de tek ekrandan ekleyin

1. Hazır ödüller ve BetterCoin bedelleri. Kahve Ismarlama 50 · Öğle Yemeği Daveti 150 · Serbest Kıyafet Günü 200 · Sinema Bileti 300 · Erken Çıkış Hakkı 400 · Otopark Yeri (1 Ay) 800 · Hediye Çeki 500 TL 1000 · İzin Günü 2000. İstediklerinize tıklayın; bedelleri sonradan değiştirebilirsiniz.
2. Ekle. Seçtiğiniz ödülleri dükkâna koyar.
3. Hazır kazanma kurallarını ekle. Asıl unutulan düğme budur. Beş kuralı bir kerede kurar.

Hazır kurallar tam olarak ne verir?

1. Kuralı ne tetikler. Üründe bir olay olduğunda kural çalışır.
2. Ne kazandırır. XP, BetterCoin veya rozet.
3. Günlük tavan. Aynı davranışın sınırsız ödül üretmesini engeller.

Ödüllerin sıralamasına dikkat edin: sadece öneri göndermek 20 XP, o önerinin gerçekten para kazandırdığı doğrulanınca 500 XP ve 250 BetterCoin. Yani ürün öneri sayısını değil, işe yarayan öneriyi ödüllendirir. Çalışanın bu tabloyu kendi ekranında nasıl gördüğünü Puan, seviye, rozet ve BetterCoin başlığında bulabilirsiniz.

Kendi kuralınızı yazmak

Hazır kurallar çoğu şirkete yeter. Kendi kuralınızı yazmak isterseniz sol menüde KATILIM → Kurallar, sonra sağ üstte Yeni kural.

1. Kural adı. Kendinize hatırlatacak bir ad yazın: “Güvenlik önerisi ekstra ödülü”.
2. Tetikleyici olay. Kuralı hangi olayın başlatacağı. Listede 12 olay var: İyileştirme gönderildi · İyileştirme onaylandı · İyileştirme doğrulandı · İyileştirme desteklendi · Pilot başlatıldı · Pilot tamamlandı · Etki doğrulandı · Görev tamamlandı · Hedefe ulaşıldı · Kampanya kazanıldı · Günlük kayıt gönderildi · Skor hesaplandı.
3. Koşullar. Boş bırakırsanız kural, olay her gerçekleştiğinde çalışır. Koşul eklerseniz sadece o şart tutunca çalışır — örneğin “kategori Güvenlik ise”.
4. Aksiyonlar. Koşullar tuttuğunda ne verilecek: XP, BetterCoin, rozet veya bildirim.

Kişi ekleme ve yetkilendirme

Sol menüde YÖNETİM → Kullanıcılar. Sağ üstte Yeni kullanıcı.

1. Kimlik. Ad, soyad ve e-posta zorunlu. E-posta aynı zamanda giriş adresidir, kurumun alan adında olmalıdır.
2. Departman. Bunu boş bırakmayın. Departmansız kişinin gönderdiği öneri hiçbir sorumluya düşmez ve Kurulum Sağlığı bunu kırmızıyla yazar.
3. Saatlik maliyet. Yalnızca kazanç (ROI) hesabında kullanılır, çalışan ekranlarında asla görünmez. Boş bırakırsanız ürün varsayılan olarak saatlik 250 ₺ sayar. Gerçek rakamı girerseniz kazanç hesabı sizin şirketinize göre çıkar. Bu sayının hesaba nasıl girdiğini Kazanç (ROI) bölümündeki formülde görebilirsiniz.

Pencerenin alt yarısında pozisyon seçimi var. Aşağı kaydırın.

1. En az bir pozisyon seçin. Kişi bir görev adına bağlanmadan hiçbir yetkisi olmaz.
2. Listede yalnızca sizin açtığınız pozisyonlar vardır. Ürünün bildiği ama sizin açmadığınız hiçbir görev adı burada görünmez.

Kapsam: kişi hangi kayıtları görecek?

Pozisyon “ne yapabilir”i belirler. Kapsam ise “bunu kimin üzerinde yapabilir”i belirler. İkisi birlikte anlam kazanır.

Kullanıcı satırının sağ ucundaki üç noktaya basıp Pozisyon ata deyin.

1. Pozisyon. Kişiye vereceğiniz görev adını işaretleyin.
2. Kapsam ne işe yarar. Ekran bunu kendi uyarısıyla söyler: departman sorumlusunu şirket kapsamına almak, ona bütün departmanların verisini açar.
3. Kapsam türü ve kaydı. Üstteki kutudan türü, alttakinden hangi kaydı seçersiniz. Örneğin “Departman → Üretim”.
4. Özet. Seçtiğiniz pozisyonun tam olarak neyi, hangi genişlikte yapabildiği kaynak kaynak listelenir. Kaydetmeden önce buraya bakın.

Kurulum bitti mi? Son kontrol

1. Çubuk “6 / 6 zorunlu adım” diyor ve yeşile döndü. Altındaki cümle de onaylıyor: “Zorunlu adımların hepsi tamam — ürün kullanıma hazır.”
2. Sağ üstte yeşil “Kopuk bağ yok” rozeti. Kırmızı ya da sarı sayı yok.
3. “Her bağ yerinde.” Her departmanın bir sorumlusu, her kişinin bir departmanı var ve ödül düzeni çalışıyor.

Kapatmadan önce şu altı soruyu kendinize sorun:

• Her departmanın bir sorumlusu var mı? (Sarı “sorumlusuz” rozeti kalmadı mı?)
• Her kişinin bir departmanı var mı?
• Her kişiye en az bir pozisyon atadınız mı?
• İyileştirme kategorilerini eklediniz mi?
• Hem ödülleri hem kazanma kurallarını eklediniz mi?
• Kurulum Sağlığı’nda kırmızı bulgu sıfır mı?

Altısına da “evet” diyorsanız ürünü çalışanlara açabilirsiniz. Bundan sonra ayda bir Kurulum Sağlığı’na bakmak yeterlidir: yeni açılan bir departman ya da yeni işe alınan bir kişi orada kendini gösterir.